Онлайн-школа иностранных языков «Европейское Образование»

Структура делового письма на английском языке, как его правильно написать: адрес, дата, приветствие, тема делового письма, основная и заключительная части.

В этой статье продолжим изучение делового английского языка и узнаем, что такое структура делового письма на английском, а также грамотное составление делового письма.

Структура делового письма на английском языке:

1. Адрес отправителя

Должен быть расположен в правом верхнем углу письма. Следует указать номер дома, улицу, код (индекс) города, город, страну, телефон.

Примечание:

В американском варианте английского языка адрес отправителя, как правило, размещается в левом верхнем углу, ниже даты или в конце письма после подписи.

2. Дата

Строкой ниже после адреса пишется дата в формате число - месяц - год

(30 October 2011)

Если деловое письмо пишется на фирменном бланке компании, адрес не указывается, а дата проставляется в верхнем левом углу.

3. Адрес получателя

В британском английском адрес получателя пишется на той же строке, где и дата, или строкой ниже.

В американском варианте английского языка адрес получателя пишется двумя строчками ниже адреса отправителя (или даты, если адрес не пишется).

4. Приветствие

Если Вы знаете имя человека, к которому пишете письмо, приветствие подается в формате:

Dear Ms / Miss / Mrs / Mr / Dr + фамилия

При обращении к женщине используются следующие слова:

Mrs – если она замужем

Miss – если она незамужняя

Ms – если ничего не известно о ее семейном статусе, а также в обращении к незамужней женщине.

Если Вы не знаете пол адресата, можно написать полное имя, упуская титул:

Dear Hadi Jalali

Имеется несколько вариантов обращения к человеку, имени которого Вы не знаете:

К мужчине:

Dear Sir / Dear Sirs ( in British English)

Gentlemen (in American English)

К женщине:

Dear Madam (in British English)

Ladies (in American English)

Если Вы не знаете, кто будет читать письмо — мужчина или женщина:

Dear Sir or Madam (in British English)

Ladies and Gentlemen (in American English)

To whom it may concern (in American English)

После приветствия ставится запятая:

Dear Sir or Madam,

или же пунктуационный знак может отсутствовать вообще:

Dear Sirs

Согласно с нормами American English - используется двоеточие:

Ladies and Gentlemen:

5. Тема делового письма

Строкой ниже приветствия размещается тема письма (British English). Чтобы выделить ее, используются слова "Subject:" или "Re:", жирный шрифт или заглавные буквы.

Dear Sir or Madam,

Subject: Order #1234/1

В американском английском тема прописывается перед приветствием.

6. Основная часть делового письма

Первое слово текста пишется с большой буквы. Текст следует выравнивать по левому краю, а после каждого абзаца пропускать одну строку.

Первый абзац представляет собой вступление, в котором объясняются причины написания письма.

В последующих абзацах более детально излагаются Ваши цели, приводится информация и т.д.

В последнем абзаце необходимо подвести итог и описать, чего именно Вы ожидаете от Вашего адресата.

Текст письма должен быть четко структурирован и создавать положительное впечатление.

7. Заключительная часть делового письма

Это эквивалент русского "С уважением.../с наилучшими пожеланиями...."

В британском английском, если Вы обращаетесь к адресату по имени (фамилии), используйте слово "sincerely", если нет - "faithfully".

Dear Ms Wexley

Dear Jane Wexley

Dear Jane            Yours sincerely / Sincerely yours

Dear Sir

Dear Sirs

Dear Madam

Dear Sir or Madam                       Yours faithfully / Faithfully yours 

В американском английском в подписи может находится лишь "sincerely", т.к. "faithfully" не употребляется.

В электронных письмах можно использовать

• Regards
• Kind regards
• Best wishes

Пунктуация в заключительной части делового письма - по аналогии с приветствием, разделительные знаки должны быть одинаковые.

Отступив две строчки от последнего абзаца, слева пишется

_______________________________

_______________________________

Yours sincerely/ Yours faithfully

с соответствующим пунктуационным знаком,

_______________________________

_______________________________

_______________________________

_______________________________

а через 4 строчки (оставляются для подписи) - имя адресата.

Структура делового письма является обязательной составляющей при изучении делового английского, поскольку деловая переписка не предусматривает вольного стиля изложения.